Réussir un événement professionnel

A destinations de clients, prospects ou journalistes, organiser un événement professionnel permet de fédérer autours d’un message précis.

Si vous comptez organiser un événement professionnel, voici quelques pistes pour un événement réussi :

Avant toute chose :

Définissez un objectif clair !

Propre à votre secteur et à votre corps de métier, vous devez définir un objectif à votre événement. Est-ce pour remercier vos clients actuels et rencontrer des prospects? Leur faire découvrir des nouveautés ? Les faire s’engager autours de votre marque ou encore les prendre à parti sur les transformations du secteur? On serait tenté de vouloir toutes ces choses à la fois, et effectivement l’un n’exclue pas toujours l’autre, cependant vous devez prioriser. Le choix du lieu, la liste d’invité et des animations proposées devront suivre un fil rouge qui répond à votre besoin!

Pour structurer votre événement et avoir les retombées attendues : il faut déjà savoir ce que l’on en attend!

Et un budget !

Maintenant que vous avez déterminé le but de votre événement, déterminez le budget qui pourra être consacré à ce dernier. Listez ensuite chaque source de dépense : Lieu, nourriture, boisson…. Afin de ne pas perdre de temps dans votre organisation, ni de vous retrouvez en manque de fond.

Définissez une date et un horaire !

Pour définir une date et un horaire d’événement pertinent, prenez en compte la typologie d’invités et leurs habitudes. Les journalistes préféreront un événement matinal pour pouvoir rédiger leurs articles dans l’après-midi par exemple.

Quant au jour de la semaine, le vendredi et le lundi sont à éviter. Le lundi est pour vous un jour d’organisation supplémentaire et le vendredi est trop proche du week-end, des plans personnels de vos invités pourraient interférer, et les relais ou retombées de votre événement prendre plus de temps. Encore une fois, connaitre vos invités vous permettra d’optimiser le nombre

Avant l’événement :

Invitez-les !

Votre événement commence dès l’invitation. Si elle est le premier contact avec votre événement, il faut néanmoins que vos invités la voient!

Selon votre cible, le nombre d’invités, ainsi que votre budget alloué, réfléchissez s’il serait plus pertinent d’envoyer des invitations physiques ou des invitations digitales. Ou même les deux!

Votre but étant de maximiser les chances de réponses, réfléchissez également au meilleur moment où envoyer vos invitations - Perdue au milieu des newsletters matinales ne serait pas idéal. Là encore, connaître vos invités vous aidera à déterminer celui-ci.

Donnez suffisamment de réponse pour que l’on comprenne le type d’événement, mais essayer d’attiser leur curiosité et d’éveiller leur intérêt! Le lieu peut être gardé secret, une surprise sous-entendu, des indices donnés au compte goutte jusqu’à l’événement…

Soyez créatifs!

  • Si vous optez pour une invitation digitale :

Passez du temps à trouver le bon objet de mail, cela ne sera pas perdu. Un bon objet peut déclencher l’ouverture du mail immédiatement plutôt que de mettre le mail en attente et donc risquer de passer à la trappe - surtout si vous ne vous adressez pas à des clients dont votre entreprise est proche.

N’hésitez pas à utiliser un formulaire de réponse en ligne. Gain de temps et utilisation intuitive pour les invités, il vous sera surtout plus simple de voir qui a répondu ou non, notamment avec des outils comme ceux proposés par Weezevent, gratuitement.

Durant l’événement :

Surprenez-les !

Vous ne serez pas la seule entreprise de votre secteur à venir choyer clients et prospects. C’est pour vous l’occasion de les surprendre. Les prestataires événementiels se renouvellent sans cesse pour vous proposer des offres innovantes. Une animation culinaire comme iceRoll pour les divertir entre 2 conférences, un groupe de musique live ou simplement un lieu incongrue, vous devez avant tout vous démarquer et ainsi les marquer !

Le salon Heavent notamment, qui se tiendra à Paris les 27,28,29 Novembre prochain vous propose, une selection d’innovations dans secteur de l’événementiel !

Engagez-les !

N’hésitez pas à faire intervenir vos client lors de votre événement, ce sont eux qui soutiennent la croissance de votre entreprise… Qui est censé répondre à un de leur besoin. Il est important que vous réussissiez à faire parler vos invités sur leur attentes, leur expérience consommateur et leur relation avec votre marque. Bien sur, si vous choisissez des format type table ronde, prévenez les en amont des sujets abordés pour qu’ils puissent prendre part à la réflexion de manière pertinente !

La clientèle B2B est très présente sur certains réseaux sociaux. Linkedin, bien sur, mais également Twitter. Créez un hashtag qui permettra de regrouper toutes les informations relatives à votre événement (avant, pendant, après) et qui leur donnera la possibilité d’échanger lors de vos événement, en citant des phrases clés ou en partageant des photos ! Pour vous, plus de visibilité, et pour eux l’occasion de véritable prendre part à votre événement.

(Et si vous êtes sur instagram, raison de plus !)

L’Après événement

Repartez avec eux !

Ne les laissez pas partir de votre événements les mains vides ! Les objets publicitaires eux aussi font peau neuve chaque année. Si certains objets sont devenus des incontournables comme le stylo, la tasse ou encore le tot-bag, n’oubliez pas : tout se personnalise. De l’enceinte waterproof aux stickers d’ordinateurs, c’est également un nouveau terrain de jeu pour vous démarquer, et être créatifs !

Préférez des objets publicitaires qui vont agir sur le long terme et qui vont vous permettre d'ancrer votre marque dans leur quotidien ! Parfois, les choses les plus simples fonctionnent le mieux (mais encore faut-il y penser). Prenez un bulbe de plante, lorsque le bulbe devient fleur des semaines après votre évènement, votre invité se rappellera de votre marque. C’est un parfait exemple de cadeau marquant, qui sans être intrusif à un effet pérenne.

Remerciez-les !

L’événement est passé… Mais votre travail n’est pas encore terminé ! A destination de ceux qui étaient présents comme des absents, n’oubliez pas d’envoyer une note personnalisée pour les remercier. Envoyez-leur un e-book photos de l’événement par exemple. Cela peut sembler chronophage mais c’est pourtant essentiel. En plus, cela vous permettra d’avoir certains retours sans même avoir à en demander.

Et faites le point!

Reprenez le déroulement de votre événement et analyser comment cela s’est passé à chaque étape. Y’avait-il assez d’espace, de catering, d’ambiance? Etes-vous satisfaits des prestataires ? Les résultats attendus sont-ils au rendez-vous ? Pour améliorer vos prochains événements, il est important de savoir ce qui s’est bien passé et les points de frictions.

Bon événement !

(et si jamais vous cherchez votre prochaine animation culinaire… Vous êtes sur le bon site.)

Quentin iceroll